PRIVACYBELEID CIRCUFLAX

Versie 1.0 - Januari 2025

1. INLEIDING

CircuFlax hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verzamelen, wat wij ermee doen en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die CircuFlax verwerkt van klanten, leveranciers, zakelijke relaties en bezoekers van onze website.

Verantwoordelijke voor de gegevensverwerking:

CircuFlax
Montferland, Nederland

E-mail: info@circuflax.com
Telefoon: [in te vullen]

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

CircuFlax kan de volgende categorieën persoonsgegevens van u verwerken:

2.1 Contactgegevens en identificatiegegevens

Voor- en achternaam
Bedrijfsnaam (indien van toepassing)
Adres (factuuradres en leveringsadres)
E-mailadres
Telefoonnummer
KvK-nummer en BTW-nummer (voor zakelijke klanten)

2.2 Financiële gegevens

Bankgegevens (IBAN)
Betalingsgegevens
Kredietwaardigheid (indien van toepassing)

2.3 Bestel- en transactiegegevens

Bestelgeschiedenis
Productvoorkeuren
Levertijden en leveringsadressen
Communicatie over bestellingen

2.4 Technische gegevens (website)

IP-adres
Browsertype en -versie
Tijdzone-instelling en locatie
Besturingssysteem en platform
Cookiegegevens (zie ons cookiebeleid)

2.5 Communicatiegegevens

E-mailcorrespondentie
Telefoongesprekken (geen opnames zonder toestemming)
Opmerkingen en feedback
Klantenservice-interacties

3. HOE VERZAMELEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Wij verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:

3.1 Direct van u

Bij het plaatsen van een bestelling
Bij het aanmaken van een account
Bij het invullen van contactformulieren
Bij telefonisch of e-mailcontact
Bij het inschrijven voor nieuwsbrieven

3.2 Automatisch

Via cookies en vergelijkbare technologieën bij websitebezoek
Via logbestanden van onze servers

3.3 Van derden

Creditering- en debiteureninformatiebureaus
Transporteurs en logistieke partners
Betaaldienstverleners

4. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

CircuFlax verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Uitvoering van de overeenkomst

Verwerken en afhandelen van uw bestellingen
Leveren van producten en diensten
Communicatie over uw bestelling
Klantondersteuning en after-sales service
Afhandeling van klachten en garantiezaken
Facturering en betalingsverwerking

Rechtsgrond: Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

4.2 Wettelijke verplichtingen

Voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen
Belastingaangiften
Naleving van consumentenbeschermingswetgeving

Rechtsgrond: Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

4.3 Gerechtvaardigd belang

Verbeteren van onze producten en diensten
Fraudepreventie en beveiliging
Beheer van debiteuren en creditering
Netwerkbeveiliging
Interne administratie en bedrijfsvoering

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

4.4 Met uw toestemming

Verzenden van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie
Versturen van productinformatie en aanbiedingen
Plaatsen van niet-functionele cookies
Gebruik van getuigenissen en recensies

Rechtsgrond: Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

CircuFlax bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

Categorie gegevens	Bewaartermijn	Reden
Contactgegevens klanten met actieve klantrelatie	Zolang de klantrelatie bestaat + 2 jaar	Klantrelatiebeheer
Bestel- en transactiegegevens	7 jaar na einde boekjaar	Fiscale wetgeving
Financiële administratie	7 jaar na einde boekjaar	Fiscale wetgeving
Correspondentie	2 jaar na laatste contact	Klantondersteuning
Nieuwsbriefinschrijvingen	Tot uitschrijving	Marketing
Websitelogbestanden	6 maanden	Beveiliging en analyse
Garantiegegevens	Garantietermijn + 1 jaar	Garantieverplichtingen

Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

6. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

CircuFlax verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken uw gegevens alleen aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

6.1 Verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende categorieën verwerkers die uw gegevens in opdracht van ons verwerken:

Transporteurs en logistieke partners: voor levering van producten
Betalingsdienstverleners: voor verwerking van betalingen
IT-dienstverleners: voor hosting, e-mail en technische ondersteuning
Boekhoudkantoor: voor financiële administratie
E-mailmarketingdiensten: voor verzending van nieuwsbrieven (alleen met uw toestemming)

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG.

6.2 Ontvangers

In bepaalde situaties kunnen wij uw gegevens verstrekken aan:

Toezichthouders en overheidsinstanties: bij wettelijke verplichting
Accountants en adviseurs: voor controle en advies
Kredietinformatiebureaus: voor creditering van zakelijke klanten
Juridische partijen: bij geschillen of wettelijke procedures

6.3 Doorgifte buiten de EU

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij:

U hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven, of
Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst

Indien wij uw gegevens buiten de EER verwerken, zorgen wij voor passende waarborgen conform artikel 46 AVG (zoals standaard contractuele clausules van de Europese Commissie).

7. HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?

CircuFlax neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

7.1 Technische maatregelen

SSL/TLS-encryptie voor alle datatransmissie via de website
Beveiligde servers met firewalls
Regelmatige beveiligingsupdates en patches
Sterke wachtwoordeisen voor accounts
Back-upsystemen voor dataherstel
Beperkte toegang tot systemen (need-to-know principe)

7.2 Organisatorische maatregelen

Strikte toegangscontroles en autorisatieprocedures
Vertrouwelijkheidsverklaringen voor medewerkers
Periodieke beveiligingsaudits
Datalek-responsplan
Privacy by design en privacy by default

Ondanks onze inspanningen kunnen wij geen absolute beveiliging garanderen. Mocht er desondanks een datalek optreden dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, dan melden wij dit binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u hierover indien nodig.

8. UW RECHTEN

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

8.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

8.2 Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

8.3 Recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG)

U heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid").

8.4 Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

8.5 Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze aan een andere organisatie door te geven.

8.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met name bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.

8.7 Recht om toestemming in te trekken

Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

8.8 Uitoefening van uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via:

E-mail: info@circuflax.com
Post: CircuFlax, Kerkhuisstraat 14, Beek gem Montferland, Nederland

Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. In complexe gevallen kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen, waarbij wij u hierover informeren.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunnen wij u vragen om uw identiteit te verifiëren met een geldig legitimatiebewijs (waarbij u het BSN-nummer en pasfoto mag afschermen).

9. KLACHTENRECHT

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 - 1805 250
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. COOKIES EN VERGELIJKBARE TECHNOLOGIEËN

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar ons separate Cookiebeleid op [URL in te vullen].

In het kort gebruiken wij:

Functionele cookies: Noodzakelijk voor het functioneren van de website
Analytische cookies: Voor het analyseren van websitegebruik (alleen met toestemming)
Marketing cookies: Voor gerichte advertenties (alleen met toestemming)

U kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.

11. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILING

CircuFlax maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profiling die significante gevolgen voor u heeft.

Wij kunnen wel geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens gebruiken voor:

Analyse van aankooppatronen
Verbetering van onze dienstverlening
Productaanbevelingen

Deze analyses hebben geen juridische of anderszins significante gevolgen voor u en zijn niet gebaseerd op individuele persoonsgegevens.

12. MINDERJARIGEN

Onze producten en diensten zijn gericht op personen van 18 jaar en ouder. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouders of voogd.

Indien u vermoedt dat wij persoonsgegevens hebben verzameld van een minderjarige zonder juiste toestemming, neem dan contact met ons op zodat wij deze gegevens kunnen verwijderen.

13. LINKS NAAR ANDERE WEBSITES

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Dit privacybeleid is alleen van toepassing op onze eigen website. Wij hebben geen controle over hoe derde partijen met uw persoonsgegevens omgaan. Raadpleeg het privacybeleid van deze websites voor meer informatie.

14. WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID

CircuFlax behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document vermeld.

Bij substantiële wijzigingen zullen wij u hierover informeren via onze website of per e-mail (indien u hiervoor toestemming heeft gegeven).

Wij adviseren u dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

15. CONTACT

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:

CircuFlax
Kerkhuisstraat 14,

7037 DE in Beek gem Montferland
Nederland
E-mail: info@circuflax.com
Telefoon: +31 6 1587 1506

Wij streven ernaar binnen 5 werkdagen op uw vraag te reageren.

Laatste wijziging: januari 2025
Versie: 1.0